Uno strumento di lavoro: la lettera d’incarico

Linux&Co n.ro 23

di Andrea Monti

E’ un’esperienza comune a molti sviluppatori – specie ai free lance e a prescindere dall’uso di software libero – quella di essere contattati per eseguire un lavoro senza un minimo di formalizzazione dell’incarico. Il risultato è che si lavora praticamente “sulla parola”. Nulla di male quando le cose vanno come devono andare, ma in caso di contestazioni o problemi ecco che ci si trova a rimpiangere di non avere messo “nero su bianco” almeno gli elementi essenziali dell’incarico (con particolare riferimento ai diritti di proprietà intellettuale).
Dall’altro lato, le aziende si trovano spesso in imbarazzo ad operare con i software liberi perché non hanno ben chiaro il modo in cui gestire aspetti cruciali come la proprietà intellettuale o la responsabilità per l’esecuzione del lavoro.
E’ quindi necessario – prima di iniziare un qualsiasi lavoro – chiedere al cliente almeno di firmare una lettera di incarico come quella che leggete qui avanti. Ma attenzione, questa è solo una delle possibili modalità. Ovviamente non va presa e utilizzata così come è, visto che non è certo possibile prevedere quali possono essere le necessità del caso concreto. Certamente, però, rappresenta una buona traccia da seguire per dare un po’ di concretezza alla vostra attività.
Spero che vi sia utile.

Carta intestata del cliente

Lettera d’incarico

Egregio Signore,
con la presente le conferiamo l’incarico di rendere disponibili sui server installati presso la nostra sede le seguenti funzionalità:
1 – sistema operativo open source
2 – web server
3 – mail server
4 – ftp server
5 – firewall
Alle condizioni di seguito specificate:

1 – Scelta delle applicazioni
Lasciamo a lei la determinazione del sistema operativo, degli altri software, dell’hardware e della struttura della rete che meglio rispondono alle nostre necessità.
Siamo consapevoli che le relative licenze possono stabilire precise modalità di utilizzo e ridistribuzione del software e dichiariamo fin d’ora di esserne stati informati e di accettarle.

2 – Documentazione delle attività svolte
Vorrà documentare per iscritto ogni fase della sua attività, indicando specificamente eventuali problemi insorti e le relative modalità di soluzione.
In particolare, vorrà consegnarci una copia delle regole di configurazione del firewall

3 – Titolarità di know-how, software e modifiche ai sorgenti
Tutto il know how e le eventuali modifiche ai sorgenti o gli eventuali software da lei sviluppati o utilizzati per risolvere eventuali problemi di installazione eo funzionamento dei sistemi rimarranno sua esclusiva proprietà intellettuale

4 – Cessione in licenza non esclusiva
Lei concede una licenza non esclusiva di riutilizzare quanto descritto al punto 3 di questa lettera, all’interno della nostra struttura senza alcun onere aggiuntivo e con l’esplicito impegno di rispettare i suoi diritti morali d’autore.

5 – Modalità e tempi di esecuzione dell’incarico
5.1 Modalità
L’incarico che le conferiamo dovrà essere eseguito a regola d’arte. In particolare, dovrà essere garantita l’installazione delle componenti software più funzionali alle nostre necessità specifiche, anche se queste componenti non dovessero essere le più recenti.
Alla conclusione dell’incarico ci comunicherà la password di root che sarà nostra cura cambiare immediatamente. Ci consegnerà inoltre un documento contenente la descrizione analitica dei software (con indicazione delle versioni) e delle configurazioni da lei utilizzate.
Questo documento sarà redatto e firmato in duplice copia, e farà piena prova in caso di contestazioni.
Allo stesso fine, procederemo inoltre ad effettuare – sempre in duplice copia – un’immagine del contenuto dei dischi rigidi dei server.
5.2 Tempi
L’incarico dovrà essere eseguito entro la data del ________ salvi eventuali rinvii che dovranno essere concordati per iscritto.

6 – Garanzia
6.1 Proprietà intellettuale
Lei garantisce che tutto il software utilizzato nell’esecuzione di questo incarico e quello installato sui nostri server è di provenienza lecita e che non sono state violate le prescrizioni delle licenze d’uso che li regolano con particolare riferimento alla General Public License ver. …
6.2 – Sicurezza
Lei garantisce di avere installato – alla data di consegna del sistema – tutti gli aggiornamenti relativi alla sicurezza.
6.3 Limitazioni
I suoi obblighi di garanzia nei nostri confronti decadono se l’hardware, i software, le configurazioni o le regole del firewall sono state alterate o modificate da terzi.
Gli obblighi di garanzia decadono inoltre se le chiederemo di eseguire l’incarico su hardware eo software diversi da quelli da lei preventivamente indicati.

7 – Collaudo e accettazione del lavoro
Dal giorno della consegna del sistema, ci riserviamo un termine di quindici giorni per l’effettuazione del collaudo.
In assenza di specifica contestazione comunicatale per iscritto, il collaudo si intende superato.

8 – Tempi e modalità di pagamento
Per l’esecuzione di questo incarico le riconosciamo un compenso di €—– da corrispondersi in __ soluzioni, la prima delle quali verrà pagata contestualmente all’accettazione dell’incarico e le restanti ogni___ mesi
La somma verrà accreditata sulle coordinate bancarie che ci vorrà comunicare.

9 – Obbligo di riservatezza
Lei è tenuto al rispetto del più rigoroso segreto in relazione a quanto dovesse apprendere, direttamente o indirettamente, sulla nostra azienda, sui nostri prodotti, sulla nostra clientela, sulle nostre strategie commerciali e quant’altro.
La violazione degli obblighi di riservatezza costituisce inadempimento grave ai sensi dell’art.1456 del codice civile ed è causa di risoluzione di diritto del contratto.
L’obbligo di riservatezza permane per due anni dall’esecuzione dell’incarico.

10 – Varie
10.1 – Domicilio eletto per le comunicazioni
Le parti concordano che ogni comunicazione dovrà avvenire ai seguenti recapiti:
Quanto al committente:
Quanto al professionista:

10.2 – Legge applicabile e foro competente
Questo accordo è regolato dalla legge italiana.
Ogni controversia relativa all’interpretazione o esecuzione di questo accordo sarà devoluta esclusivamente alla cognizione del foro di_______

10.3 – Esclusione dello status di consumatore
Le parti dichiarano e attestano di non rivestire la qualifica di “consumatore” ai sensi degli artt.1469 bis e seguenti del codici civile

10.4 – Esclusione dell’applicabilità degli artt.1341-1342 c.c.
Le parti si danno reciprocamente atto che i contenuti di questo accordo sono stati specificamente negoziati e che pertanto non si applicano gli artt.1341-1342 del codice civile
10.5 – Dati personali
Ai sensi e per gli effetti dell’art.10 L.675/96 succ. mod. e int. Le parti dichiarano che i dati personali oggetto di questo accordo saranno trattati anche elettronicamente al solo fine di adempiere alle obbligazioni assunte e di rispettare obblighi di legge.
Pertanto non saranno comunicati o diffusi a terzi diversi da quelli rientranti nelle finalità dichiarate.
I titolari dei trattamenti sono:
Quanto al committente:
Quanto al professionista:

Luogo, data

Timbro dell’azienda
Firma del legale rappresentante

Per accettazione:
Luogo, data
Firma del professionista

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