Schema di Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari
in materia di documentazione amministrativa – layout HTML Interlex
(Approvato dal Consiglio dei Ministri del 25.08.2000)
L’originale in PDF si trova sul sito del Ministero della funzione pubblica
Articolo unico
CAPO I Definizioni e ambito di applicazione
Art. 1 Definizioni
Art. 2 Oggetto
Art. 3 Soggetti
Art. 4 Impedimento alla sottoscrizione e alla dichiarazione
Art. 5 Rappresentanza legale
CAPO II Documentazione amministrativa
SEZIONE I Documenti amministrativi e atti pubblici
Art. 6 Riproduzione di documenti
Art. 7 Redazione e stesura di atti pubblici
SEZIONE II Documento informatico
Art. 8 Documento informatico
Art. 9 Documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
Art. 10 Forma ed efficacia del documento informatico
Art. 11 Contratti stipulati con strumenti informatici o per via telematica
Art. 12 Pagamenti informatici
Art. 13 Libri e scritture
SEZIONE III Trasmissione di documenti
Art. 14 Trasmissione dall’estero di atti agli uffici di stato civile
Art. 15 Trasmissione del documento informatico
Art. 16 Riservatezza dei dati personali contenuti nei documenti trasmessi
Art. 17 Segretezza della corrispondenza trasmessa per via telematica
SEZIONE IV Copie autentiche, autenticazione di sottoscrizioni
Art. 18 Copie autentiche
Art. 19 Modalità alternative all’autenticazione di copie
Art. 20 Copie di atti e documenti informatici
Art. 21 Autenticazione delle sottoscrizioni
SEZIONE V Firma digitale
Art. 22 Definizioni
Art. 23 Firma digitale
Art. 24 Firma digitale autenticata
Art. 25 Firma di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
Art. 26 Deposito della chiave privata
Art. 27 Certificazione delle chiavi
Art. 28 Obblighi dell’utente e del certificatore
Art. 29 Chiavi di cifratura della pubblica amministrazione
SEZIONE VI Legalizzazione di firme e di fotografie
Art. 30 Modalità per la legalizzazione di firme
Art. 31 Atti non soggetti a legalizzazione
Art. 32Legalizzazione di firme di capi di scuole parificate o legalmente riconosciute
Art. 33 Legalizzazione di firme di atti da e per l’estero
Art. 34 Legalizzazione di fotografie
SEZIONE VII Documenti di riconoscimento e di identità
Art. 35 Documenti di identità e di riconoscimento
Art. 36 Carta di identità e documenti elettronici
SEZIONE VIII Regime fiscale
Art. 37 Esenzioni fiscali
CAPO III Semplificazione della documentazione amministrativa
SEZIONE I Istanze e dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione
Art. 38 Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze
Art. 39 Domande per la partecipazione a concorsi pubblici
SEZIONE II Certificati
Art. 40 Certificazioni contestuali
Art. 41 Validità dei certificati
Art. 42 Certificati di abilitazione
SEZIONE III Acquisizione diretta di documenti
Art. 43 Accertamenti d’ufficio
Art. 44 Acquisizione di estratti degli atti dello stato civile
SEZIONE IV Esibizione di documento
Art. 45 Documentazione mediante esibizione
SEZIONE V Norme in materia di dichiarazioni sostitutive
Art. 46 Dichiarazioni sostitutive di certificazioni
Art. 47 Dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà
Art. 48 Disposizioni generali in materia di dichiarazioni sostitutive
Art. 49 Limiti di utilizzo delle misure di semplificazione
CAPO IV Sistema di gestione informatica dei documenti
SEZIONE I Disposizioni sulla gestione informatica dei documenti
Art. 50 Il sistema di gestione informatica dei documenti
Art. 51 Registrazione di protocollo
Art. 52 Informazioni annullate o modificate
Art. 53 Segnatura di protocollo
Art. 54 Operazioni ed informazioni minime del sistema di gestione informatica dei
documenti
Art. 55 Numero di protocollo
SEZIONE II Accesso ai documenti e alle informazioni del sistema
Art. 56 Funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema
Art. 57 Accesso esterno
Art. 58 Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni
SEZIONE III Tenuta e conservazione del sistema di gestione dei documenti
Art. 59 Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli
archivi
Art. 60 Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema
Art. 61 Registro di emergenza
SEZIONE IV Sistema di gestione dei flussi documentali
Art. 62 Sistema di gestione dei flussi documentali
Art. 63 Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali
Art. 64 Specificazione delle informazioni previste dal sistema di gestione dei flussi
documentali
SEZIONE V Disposizioni sugli archivi
Art. 65 Trasferimento dei documenti all’archivio di deposito
Art. 66 Disposizioni per la conservazione degli archivi
Art. 67 Archivi storici
SEZIONE VI Attuazione ed aggiornamento dei sistemi
Art. 68 Aggiornamenti del sistema
CAPO V Controlli
Art. 69 Modalità dei controlli
Art. 70 Responsabilità dei controlli
CAPO VI Sanzioni
Art. 71 Assenza di responsabilità della pubblica amministrazione
Art. 72 Violazione dei doveri d’ufficio
Art. 73 Decadenza dai benefici
Art. 74 Norme penali
Art. 75 Norme abrogate
Art. 76 Norme che rimangono in vigore
CAPO VII Disposizioni transitorie e finali
Art. 77 Attuazione dei sistemi
Art. 78 Sviluppo dei sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni
LEGENDA:
L: legge
R: regolamento
E’ approvato il Testo Unico in materia di documentazione amministrativa di cui al d.Lgs. … e al d.P.R. …
CAPO I – DEFINIZIONI E AMBITO DI APPLICAZIONE
Articolo 1 (R)
Definizioni
Ai fini del presente testo unico si intende per:
a) DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa. Le relative modalità di trasmissione sono quelle indicate al capo II, sezione III del presente testo unico.
b) DOCUMENTO INFORMATICO la rappresentazione informatica del contenuto di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
c) DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO ogni documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione italiana o di altri Stati, che consente l’ identificazione personale del titolare.
d) DOCUMENTO D’IDENTITÀ la carta di identità 1 ed ogni altro documento munito di fotografia rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, dall’amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di dimostrare l’identità personale del suo titolare.
e) DOCUMENTO D’IDENTITÀ ELETTRONICO 2 il documento analogo alla carta d’identità elettronica rilasciato dal comune fino al compimento del quindicesimo anno di età.
g) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE il documento, sottoscritto dall’interessato, prodotto in sostituzione dei certificati di cui alla lettera f).
h) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETA’ il documento, sottoscritto dall’interessato, concernente stati, qualità personali e fatti, che siano a diretta conoscenza di questi, resa nelle forme previste dal presente testo unico.
i) AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONE l’attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità della persona che sottoscrive.
l) LEGALIZZAZIONE DI FIRMA l’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa.
m) LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIE l’attestazione, da parte di una pubblica amministrazione competente, che un’immagine fotografica corrisponde alla persona dell’interessato.
n) FIRMA DIGITALE il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.
o) AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI le amministrazioni e, nei rapporti con l’utenza, i gestori di pubblici servizi che ricevono le dichiarazioni sostitutive di cui alle lettere g) e h) o provvedono agli accertamenti d’ufficio ai sensi dell’art. 43.
p) AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che detengono nei propri archivi le informazioni e i dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive, o richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti ai sensi dell’art. 43 e 69.
q) GESTIONE DEI DOCUMENTI l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi informativi automatizzati.
s) SEGNATURA DI PROTOCOLLO l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso.
Articolo 2 (L-R)
Oggetto
1. Le norme del presente testo unico disciplinano la formazione, il rilascio, la tenuta, la gestione, la trasmissione di atti e documenti da parte di organi della pubblica amministrazione; disciplinano altresì la produzione di atti e documenti agli organi della pubblica amministrazione nonché ai gestori di pubblici servizi, nei rapporti con l’utenza, e ai privati che vi consentono. Le norme concernenti i documenti informatici e la firma digitale, contenute nel capo II, si applicano anche nei rapporti tra privati. (L)
2. Le modalità di produzione di atti e documenti previste dal presente testo unico sono utilizzate anche nei rapporti con l’autorità giudiziaria, limitatamente allo svolgimento di attività di volontaria giurisdizione. (R)
Articolo 3 (R)
Soggetti
1. Le disposizioni del presente testo unico si applicano ai cittadini italiani e dell’Unione europea, alle persone giuridiche, alle pubbliche amministrazioni e agli enti e alle associazioni aventi sede legale in Italia o in uno dei Paesi dell’Unione europea.
2. I cittadini di Stati non appartenenti all’Unione regolarmente soggiornanti in Italia, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani, fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell’immigrazione e la condizione dello straniero.
3. Al di fuori dei casi previsti al comma 2, i cittadini di Stati non appartenenti all’Unione autorizzati a soggiornare nel territorio dello Stato possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 nei casi in cui la produzione delle stesse avvenga in applicazione di convenzioni internazionali fra l’Italia ed il Paese di provenienza del dichiarante.
4. Al di fuori dei casi di cui ai commi 2 e 3 gli stati, le qualità personali e i fatti, sono documentati mediante certificati o attestazioni rilasciati dalla competente autorità dello Stato estero, corredati di traduzione in lingua italiana autenticata dall’autorità consolare italiana che ne attesta la conformità all’originale, dopo aver ammonito l’interessato sulle conseguenze penali della produzione di atti o documenti non veritieri.
Articolo 4 (R)
Impedimento alla sottoscrizione e alla dichiarazione
1. La dichiarazione di chi non sa o non può firmare è raccolta dal pubblico ufficiale previo accertamento dell’identità del dichiarante. Il pubblico ufficiale attesta che la dichiarazione è stata a lui resa dall’interessato facendo menzione, di seguito alla medesima, della causa dell’impedimento a sottoscrivere.
2. La dichiarazione nell’interesse di chi si trovi in una situazione di impedimento temporaneo, per ragioni connesse allo stato di salute, è sostituita dalla dichiarazione resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado, resa al pubblico ufficiale, previo accertamento dell’identità del dichiarante, facendo menzione della causa dell’impedimento.
3. Le disposizioni del presente articolo non si applicano in materia di dichiarazioni fiscali.
Articolo 5 (L)
Rappresentanza legale
1. Se l’interessato è soggetto alla patria potestà, a tutela, o a curatela, le dichiarazioni e i documenti previsti dal presente testo unico sono sottoscritti rispettivamente dal genitore esercente la patria potestà, dal tutore, o dall’interessato stesso con l’assistenza del curatore.
CAPO II – DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
SEZIONE I – DOCUMENTI AMMINISTRATIVI E ATTI PUBBLICI
Articolo 6 (L)
Riproduzione di documenti
1. Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la corrispondente riproduzione fotografica o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità agli originali.Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sono stabiliti i limiti di tale facoltà, nonché le modalità tecniche della riproduzione e dell’autenticazione.
Articolo 7 (L)
Redazione e stesura di atti pubblici
1. Le leggi, i decreti, gli atti ricevuti dai notai, le certificazioni e tutti gli altri atti pubblici sono redatti, anche promiscuamente, con qualunque mezzo idoneo.
2. Il testo degli atti pubblici comunque redatti non deve contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni di uso comune che non lascino dubbi sul significato delle parole abbreviate. Qualora risulti necessario apportare variazioni al testo, si provvede in modo che la precedente stesura resti leggibile.
SEZIONE II – DOCUMENTO INFORMATICO
Articolo 8 (R)
Documento informatico
1. Il documento informatico da chiunque formato, l’archiviazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente testo unico.
2. Le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici sono definite con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sentita l’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione e sono adeguate alle esigenze dettate dall’evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con decorrenza almeno biennale a partire dalla data di entrata in vigore del presente testo unico.
4. Restano ferme le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
Articolo 9 (R)
(Documenti informatici delle pubbliche amministrazioni)
1. Gli atti formati con strumenti informatici, i dati e i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.
2. Nelle operazioni riguardanti le attività di produzione, immissione, archiviazione, riproduzione e trasmissione di dati, documenti ed atti amministrativi con sistemi informatici e telematici, ivi compresa l’emanazione degli atti con i medesimi sistemi, devono essere indicati e resi facilmente individuabili sia i dati relativi alle amministrazioni interessate sia il soggetto che ha effettuato l’operazione.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono a definire e a rendere disponibili per via telematica moduli e formulari elettronici validi ad ogni effetto di legge.
4. Le regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni sono definite dall’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione d’intesa con l’amministrazione degli archivi di Stato e, per il materiale classificato, con le Amministrazioni della difesa, dell’interno e delle finanze, rispettivamente competenti.
Articolo 10 (R)
Forma ed efficacia del documento informatico
1. Il documento informatico sottoscritto con firma digitale, redatto in conformità alle regole tecniche di cui agli articoli 8, comma 2 e 9, comma 4, soddisfa il requisito legale della forma scritta e ha efficacia probatoria ai sensi dell’articolo 2712 del Codice civile.
3. Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale ai sensi dell’articolo 23, ha efficacia di scrittura privata ai sensi dell’articolo 2702 del codice civile.
4. Il documento informatico redatto in conformità alle regole tecniche di cui agli articoli 8, comma 2 e 9, comma 4, soddisfa l’obbligo previsto dagli articoli 2214 e seguenti del codice civile e da ogni altra analoga disposizione legislativa o regolamentare.
Articolo 11 (R)
(Contratti stipulati con strumenti informatici o per via telematica)
1. I contratti stipulati con strumenti informatici o per via telematica mediante l’uso della firma digitale secondo le disposizioni del presente testo unico sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge.
2. Ai contratti indicati al comma 1 si applicano le vigenti disposizioni in materia di contratti negoziati al di fuori dei locali commerciali.
Articolo 12 (R)
(Pagamenti informatici)
1. Il trasferimento elettronico dei pagamenti tra privati, pubbliche amministrazioni e tra queste e soggetti privati è effettuato secondo le regole tecniche definite col decreto di cui all’articolo 8, comma 2.
Articolo 13 (R)
(Libri e scritture)
1. I libri, i repertori e le scritture, di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere formati e conservati su supporti informatici in conformità alle disposizioni del presente regolamento e secondo le regole tecniche definite col decreto di cui all’articolo 8, comma 2.
SEZIONE III – TRASMISSIONE DI DOCUMENTI
Articolo 14 (L)
Trasmissione dall’estero di atti agli uffici di stato civile
1. In materia di trasmissione di atti o copie di atti di stato civile o di dati concernenti la cittadinanza da parte delle rappresentanze diplomatiche e consolari italiane, si osservano le disposizioni speciali sulle funzioni e sui poteri consolari.
Articolo 15 (R)
Trasmissione del documento informatico
1. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario, se trasmesso all’indirizzo elettronico da questi dichiarato.
2. La data e l’ora di formazione, di trasmissione o di ricezione di un documento informatico, redatto in conformità alle disposizioni del presente testo unico e alle regole tecniche di cui agli articoli 8, comma 2 e 9, comma 4, sono opponibili ai terzi.
3. La trasmissione del documento informatico per via telematica, con modalità che assicurino l’avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.
Articolo 16 (R)
Riservatezza dei dati personali contenuti nei documenti trasmessi
1. Al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali sensibili, i certificati ed i documenti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni possono contenere soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali previste da legge o da regolamento e strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono acquisite.
2. Ai fini della dichiarazione di nascita il certificato di assistenza al parto è sempre sostituito da una semplice attestazione contenente i soli dati richiesti nei registri di nascita.
3. Ai fini statistici, i direttori sanitari inviano copia del certificato di assistenza al parto, privo di elementi identificativi diretti delle persone interessate, ai competenti enti ed uffici del Sistema statistico nazionale, secondo modalità preventivamente concordate. L’Istituto nazionale di statistica, sentito il Ministero della sanità, determina nuove modalità tecniche e procedure per la rilevazione dei dati statistici di base relativi agli eventi di nascita e per l’acquisizione dei dati relativi ai nati affetti da malformazioni e ai nati morti nel rispetto dei princìpi contenuti nelle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
Segretezza della corrispondenza trasmessa per via telematica
1. Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti informatici non possono prendere cognizione della corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni anche in forma sintetica o per estratto sull’esistenza o sul contenuto di corrispondenza, comunicazioni o messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni per loro natura o per espressa indicazione del mittente destinate ad essere rese pubbliche.
2. Agli effetti del presente testo unico, gli atti, i dati e i documenti trasmessi per via telematica si considerano, nei confronti del gestore del sistema di trasporto delle informazioni, di proprietà del mittente sino a che non sia avvenuta la consegna al destinatario.
SEZIONE IV – COPIE AUTENTICHE, AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONI
Articolo 18 (L-R)
Copie autentiche
1. Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell’atto o documento. Esse possono essere validamente prodotte in luogo degli originali. (L)
2. L’autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l’originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste nell’attestazione di conformità con l’originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell’ufficio. Se la copia dell’atto o documento consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio. (L)
Articolo 19 (R)
Modalità alternative all’autenticazione di copie
1. La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà di cui all’articolo 47 può riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione ovvero la copia di una pubblicazione è conforme all’originale. Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità all’originale della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.
Articolo 20 (R)
Copie di atti e documenti informatici
1. I duplicati, le copie, gli estratti del documento informatico, anche se riprodotti su diversi tipi di supporto, sono validi a tutti gli effetti di legge se conformi alle disposizioni del presente testo unico.
2. I documenti informatici contenenti copia o riproduzione di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o associata la firma digitale di colui che li spedisce o rilascia, secondo le disposizioni del presente testo unico.
3. Le copie su supporto informatico di documenti, formati in origine su supporto cartaceo o, comunque, non informatico, sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche di cui all’articolo 8, comma 2.
5. Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate nell’articolo 8.
Articolo 21 (L)
Autenticazione delle sottoscrizioni
1. L’autenticità della sottoscrizione di qualsiasi atto da produrre agli organi della pubblica amministrazione, nonché ai gestori di servizi pubblici è garantita con le modalità di cui all’art. 38.
2. Se l’atto è presentato a soggetti diversi da quelli indicati al comma 1 o a questi ultimi al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici, l’autenticazione è redatta da un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro dipendente incaricato dal Sindaco; in tale ultimo caso, l’autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione e il pubblico ufficiale, che autentica, attesta che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità del dichiarante, indicando le modalità di identificazione, la data ed il luogo di autenticazione, il proprio nome, cognome e la qualifica rivestita, nonché apponendo la propria firma e il timbro dell’ufficio.
SEZIONE V – FIRMA DIGITALE
Articolo 22 (R)
(Definizioni)
Ai fini del presente Testo unico si intende:
a) per sistema di validazione, il sistema informatico e crittografico in grado di generare ed apporre la firma digitale o di verificarne la validità;
b) per chiavi asimmetriche, la coppia di chiavi crittografiche, una privata ed una pubblica, correlate tra loro, da utilizzarsi nell’ambito dei sistemi di validazione o di cifratura di documenti informatici;
d) per chiave pubblica, l’elemento della coppia di chiavi asimmetriche destinato ad essere reso pubblico, con il quale si verifica la firma digitale apposta sul documento informatico dal titolare delle chiavi asimmetriche o si cifrano i documenti informatici da trasmettere al titolare delle predette chiavi;
e) per chiave biometrica, la sequenza di codici informatici utilizzati nell’ambito di meccanismi di sicurezza che impiegano metodi di verifica dell’identità personale basati su specifiche caratteristiche fisiche dell’utente;
f) per certificazione, il risultato della procedura informatica, applicata alla chiave pubblica e rilevabile dai sistemi di validazione, mediante la quale si garantisce la corrispondenza biunivoca tra chiave pubblica e soggetto titolare cui essa appartiene, si identifica quest’ultimo e si attesta il periodo di validità della predetta chiave ed il termine di scadenza del relativo certificato, in ogni caso non superiore a tre anni;
g) per validazione temporale, il risultato della procedura informatica, con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi;
h) per indirizzo elettronico, l’identificatore di una risorsa fisica o logica in grado di ricevere e registrare documenti informatici;
i) per certificatore, il soggetto pubblico o privato che effettua la certificazione, rilascia il certificato della chiave pubblica, lo pubblica unitamente a quest’ultima, pubblica ed aggiorna gli elenchi dei certificati sospesi e revocati;
j) per revoca del certificato, l’operazione con cui il certificatore annulla la validità del certificato da un dato momento, non retroattivo, in poi;
k) per sospensione del certificato, l’operazione con cui il certificatore sospende la validità del certificato per un determinato periodo di tempo;
l) per validità del certificato, l’efficacia, e l’opponibilità al titolare della chiave pubblica, dei dati in esso contenuti;
m) per regole tecniche, le specifiche di carattere tecnico, ivi compresa ogni disposizione che ad esse si applichi.
Articolo 23 (R)
Firma digitale
1. A ciascun documento informatico, o a un gruppo di documenti informatici, nonché al duplicato o copia di essi, può essere apposta, o associata con separata evidenza informatica, una firma digitale.
2. L’apposizione o l’associazione della firma digitale al documento informatico equivale alla sottoscrizione prevista per gli atti e documenti in forma scritta su supporto cartaceo.
3. La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata.
4. Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi una chiave privata la cui corrispondente chiave pubblica non risulti scaduta di validità ovvero non risulti revocata o sospesa ad opera del soggetto pubblico o privato che l’ha certificata.
5. L’uso della firma apposta o associata mediante una chiave revocata, scaduta o sospesa equivale a mancata sottoscrizione. La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti interessate.
6. L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce, ad ogni fine previsto dalla normativa vigente, l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere.
7. Attraverso la firma digitale devono potersi rilevare gli elementi identificativi del soggetto titolare della firma, del soggetto che l’ha certificata e del registro su cui essa è pubblicata per la consultazione.
Articolo 24 (R)
Firma digitale autenticata
1. Si ha per riconosciuta, ai sensi dell’articolo 2703 del codice civile, la firma digitale, la cui apposizione è autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato.
2. L’autenticazione della firma digitale consiste nell’attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma digitale è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità della chiave utilizzata e del fatto che il documento sottoscritto risponde alla volontà della parte e non è in contrasto con l’ordinamento giuridico.
3. L’apposizione della firma digitale da parte del pubblico ufficiale integra e sostituisce ad ogni fine di legge la apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi comunque previsti.
4. Se al documento informatico autenticato deve essere allegato altro documento formato in originale su altro tipo di supporto, il pubblico ufficiale può allegare copia informatica autenticata dell’originale, secondo le disposizioni dell’articolo 20, comma 3.
5. Ai fini e per gli effetti della presentazione di istanze agli organi della pubblica amministrazione si considera apposta in presenza del dipendente addetto la firma digitale inserita nel documento informatico presentato o depositato presso pubbliche amministrazioni.
6. La presentazione o il deposito di un documento per via telematica o su supporto informatico ad una pubblica amministrazione sono validi a tutti gli effetti di legge se vi sono apposte la firma digitale e la validazione temporale a norma del presente testo unico.
Articolo 25 (R)
Firma di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
1. In tutti i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni la firma autografa o la firma, comunque prevista, è sostituita dalla firma digitale, in conformità alle norme del presente testo unico.
2. L’uso della firma digitale integra e sostituisce ad ogni fine di legge l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi comunque previsti.
Articolo 26 (R)
Deposito della chiave privata
1. Il titolare della coppia di chiavi asimmetriche può ottenere il deposito in forma segreta della chiave privata presso un notaio o altro pubblico depositario autorizzato.
2. La chiave privata di cui si richiede il deposito può essere registrata su qualsiasi tipo di supporto idoneo a cura del depositante e deve essere consegnata racchiusa in un involucro sigillato in modo che le informazioni non possano essere lette, conosciute od estratte senza rotture od alterazioni.
3. Le modalità del deposito sono regolate dalle disposizioni dell’articolo 605 del codice civile, in quanto applicabili.
Articolo 27 (R)
Certificazione delle chiavi
1. Chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi asimmetriche di cifratura con gli effetti di cui all’articolo 8, comma 1 deve munirsi di una idonea coppia di chiavi e rendere pubblica una di esse mediante la procedura di certificazione.
2. Le chiavi pubbliche di cifratura sono custodite per un periodo non inferiore a dieci anni a cura del certificatore e, dal momento iniziale della loro valultabili in forma telematica.
3. Salvo quanto previsto dall’articolo 29, le attività di certificazione sono effettuate da certificatori inclusi, sulla base di una dichiarazione anteriore all’inizio dell’attività, in apposito elenco pubblico, consultabile in via telematica, predisposto tenuto e aggiornato a cura dell’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione, e dotati dei seguenti requisiti, specificati con il decreto di cui all’articolo 8:
a) forma di società per azioni e capitale sociale non inferiore a quello necessario ai fini dell’autorizzazione all’attività bancaria, se soggetti privati;
b) possesso da parte dei rappresentanti legali e dei soggetti preposti all’amministrazione, dei requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso banche;
c) affidamento che, per competenza ed esperienza, i responsabili tecnici del certificatore e il personale addetto all’attività di certificazione siano in grado di rispettare le norme del presente regolamento e le regole tecniche di cui all’articolo 8;
d) qualità dei processi informatici e dei relativi prodotti, sulla base di standard riconosciuti a livello internazionale.
4. La procedura di certificazione di cui al comma 1 può essere svolta anche da un certificatore operante sulla base di licenza o autorizzazione rilasciata da altro Stato membro dell’Unione europea o dello Spazio economico europeo, sulla base di equivalenti requisiti.
Articolo 28 (R)
Obblighi dell’utente e del certificatore
1. Chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi asimmetriche o della firma digitale, è tenuto ad adottare tutte le misure organizzative e tecniche idonee ad evitare danno ad altri.
2. Il certificatore è tenuto a:
a) identificare con certezza la persona che fa richiesta della certificazione;
c) specificare, su richiesta dell’istante, e con il consenso del terzo interessato, la sussistenza dei poteri di rappresentanza o di altri titoli relativi all’attività professionale o a cariche rivestite;
d) attenersi alle regole tecniche di cui all’articolo 8;
e) informare i richiedenti, in modo compiuto e chiaro, sulla procedura di certificazione e sui necessari requisiti tecnici per accedervi;
f) attenersi alle misure minime di sicurezza per il trattamento dei dati personali,emanate ai sensi dell’articolo 12, comma 2 della legge 31 dicembre 1996, n. 675;
g) non rendersi depositario di chiavi private;
h) procedere tempestivamente alla revoca od alla sospensione del certificato in caso di richiesta da parte del titolare o del terzo dal quale derivino i poteri di quest’ultimo, di perdita del possesso della chiave, di provvedimento dell’autorità, di acquisizione della conoscenza di cause limitative della capacità del titolare, di sospetti abusi o falsificazioni;
i) dare immediata pubblicazione della revoca e della sospensione della coppia di chiavi asimmetriche;
l) dare immediata comunicazione all’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione ed agli utenti, con un preavviso di almeno sei mesi, della cessazione dell’attività e della conseguente rilevazione della documentazione da parte di altro certificatore o del suo annullamento.
Articolo 29 (R)
Chiavi di cifratura della pubblica amministrazione
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono autonomamente, con riferimento al proprio ordinamento, alla generazione, alla conservazione, alla certificazione ed all’utilizzo delle chiavi pubbliche di competenza.
2. Con il decreto di cui all’articolo 8 sono disciplinate le modalità di formazione, di pubblicità, di conservazione, certificazione e di utilizzo delle chiavi pubbliche delle pubbliche amministrazioni.
3. Le chiavi pubbliche dei pubblici ufficiali non appartenenti alla pubblica amministrazione sono certificate e pubblicate autonomamente in conformità alle leggi ed ai regolamenti che definiscono l’uso delle firme autografe nell’ambito dei rispettivi ordinamenti giuridici.
SEZIONE VI – LEGALIZZAZIONE DI FIRME E DI FOTOGRAFIE
Articolo 30 (L)
Modalità per la legalizzazione di firme
Articolo 31 (L)
Atti non soggetti a legalizzazione
1. Salvo quanto previsto negli articoli 32 e 33, non sono soggette a legalizzazione le firme apposte da pubblici funzionari o pubblici ufficiali su atti, certificati, copie ed estratti dai medesimi rilasciati. Il funzionario o pubblico ufficiale deve indicare la data e il luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell’ufficio.
Articolo 32 (L)
Legalizzazione di firme di capi di scuole parificate o legalmente riconosciute
1. Le firme dei capi delle scuole parificate o legalmente riconosciute sui diplomi originali o sui certificati di studio da prodursi ad uffici pubblici fuori della provincia in cui ha sede la scuola sono legalizzate dal provveditore agli studi.
Articolo 33 (L)
Legalizzazione di firme di atti da e per l’estero
1. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere all’estero davanti ad autorità estere sono, ove da queste richiesto, legalizzate a cura dei competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o di altri organi e autorità delegati dallo stesso.
2. Le firme sugli atti e documenti formati all’estero da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero. Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione. Si osserva l’articolo 31.
3. Agli atti e documenti indicati nel comma precedente, redatti in lingua straniera, deve essere allegata una traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore ufficiale.
4. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere nello Stato, rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente nello Stato, sono legalizzate a cura delle prefetture.
5. Sono fatte salve le esenzioni dall’obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali.
Articolo 34 (L)
Legalizzazione di fotografie
1. Le amministrazioni competenti per il rilascio di documenti personali sono tenute a legalizzare le prescritte fotografie presentate personalmente dall’interessato. Su richiesta di quest’ultimo le fotografie possono essere, altresì, legalizzate dal dipendente incaricato dal Sindaco.
SEZIONE VII – DOCUMENTI DI RICONOSCIMENTO E DI IDENTITA’
Articolo 35 (L -R)
Documenti di identità e di riconoscimento
1. In tutti i casi in cui nel presente testo unico viene richiesto un documento di identità, esso può sempre essere sostituito dal documento di riconoscimento equipollente ai sensi del comma 2. (R)
2. Sono equipollenti alla carta di identità il passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici, il porto d’armi, le tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro, rilasciate da un’amministrazione dello Stato. (R)
3. Nei documenti d’identità e di riconoscimento non è necessaria l’indicazione o l’attestazione dello stato civile, salvo specifica istanza del richiedente. (L)
Articolo 36 (L)
Carta d’identità e documenti elettronici
1. Le caratteristiche e le modalità per il rilascio della carta d’identità elettronica e del documento d’identità elettronico sono definite con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri.
2. La carta d’identità elettronica e l’analogo documento, rilasciato a seguito della denuncia di nascita e prima del compimento del quindicesimo anno, devono contenere:
a) i dati personali;
b) il codice fiscale;
3. La carta d’identità e il documento elettronico possono contenere:
a) l’indicazione del gruppo sanguigno;
b) le opzioni di carattere sanitario previste dalla legge;
c) tutti gli altri dati utili al fine di razionalizzare e semplificare l’azione amministrativa e i servizi resi al cittadino, anche per mezzo dei portali, nel rispetto della normativa in materia di riservatezza;
d) le procedure informatiche e le informazioni che possono o debbono essere conosciute dalla pubblica amministrazione e da altri soggetti ivi compresa la chiave biometrica della firma digitale;
4. La carta d’identità elettronica può altresì essere utilizzata per il trasferimento elettronico dei pagamenti tra soggetti privati e pubbliche amministrazioni.
6. Nel rispetto della disciplina generale fissata dai decreti di cui al presente testo unico e nell’ambito dei rispettivi ordinamenti, le pubbliche amministrazioni possono sperimentare modalità di utilizzazione dei documenti di cui al presente articolo per l’erogazione di ulteriori servizi o utilità.
7. La carta di identità, ancorché su supporto cartaceo, può essere rinnovata a decorrere dal centottantesimo giorno precedente la scadenza.
SEZIONE VIII – REGIME FISCALE
Articolo 37 (L)
Esenzioni fiscali
1. Le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 sono esenti dall’imposta di bollo.
2. L’imposta di bollo non è dovuta quando per le leggi vigenti sia esente da bollo l’atto sostituito ovvero quello nel quale è apposta la firma da legalizzare.
SEZIONE I – ISTANZE E DICHIARAZIONI DA PRESENTARE ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Articolo 38 (L)
Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze
1. Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax e via telematica.
3. Le istanze inviate per via telematica sono validamente sottoscritte quando il sottoscrittore è identificato dal sistema informatico con l’uso della carta di identità elettronica o altri sistemi equivalenti riconosciuti dall’amministrazione di competenza.
Articolo 39 (L)
Domande per la partecipazione a concorsi pubblici
1. La sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per l’assunzione, a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è soggetta ad autenticazione.
SEZIONE II – CERTIFICATI
Articolo 40 (L)
Certificazioni contestuali
1. Le certificazioni da rilasciarsi da uno stesso ufficio in ordine a stati, qualità personali e fatti, concernenti la stessa persona, nell’ambito del medesimo procedimento, sono contenute in un unico documento.
Articolo 41 (L)
Validità dei certificati
1. I certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati, qualità personali e fatti non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata. Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio se disposizioni di legge o regolamentari non prevedono una validità superiore.
Articolo 42 (R)
Certificati di abilitazione
1. Tutti i titoli di abilitazione rilasciati al termine di corsi di formazione o di procedimenti autorizzatori all’esercizio di determinate attività, ancorché definiti “certificato”, sono denominati rispettivamente “diploma” o “patentino”.
SEZIONE III – ACQUISIZIONE DIRETTA DI DOCUMENTI
Articolo 43 (R)
Accertamenti d’ufficio
1. Le amministrazioni pubbliche non possono richiedere atti o certificati concernenti stati, qualità personali e fatti di cui all’articolo 46, per i quali sono tenute o ad acquisire d’ufficio le relative informazioni, previa indicazione, da parte dell’interessato, dell’amministrazione competente e degli estremi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, o ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall’interessato.
2. Quando la consultazione diretta, da parte di una pubblica amministrazione o di un gestore di pubblico servizio, degli archivi dell’amministrazione certificante viene operata per le finalità di cui al presente testo unico, essa si considera operata per finalità di rilevante interesse pubblico. Per l’accesso diretto agli archivi l’amministrazione certificante rilascia apposita autorizzazione in cui vengono indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati personali.
4. Al fine di agevolare l’acquisizione d’ufficio di informazioni e dati relativi a stati, qualità personali e fatti, contenuti in albi, elenchi o pubblici registri, le amministrazioni certificanti sono tenute a consentire alle amministrazioni procedenti, senza oneri, la consultazione per via telematica dei loro archivi informatici, nel rispetto della riservatezza dei dati personali.
5. In tutti i casi in cui l’amministrazione procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati, qualità personali e fatti presso l’amministrazione competente per la loro certificazione, il rilascio e l’acquisizione del certificato non sono necessari e le suddette informazioni possono essere contenute in qualsiasi documento idoneo ad assicurare la certezza della sua fonte di provenienza.
6. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.
Articolo 44 (R)
Acquisizione di estratti degli atti dello stato civile
2. Al di fuori delle ipotesi di cui al comma 1 le amministrazioni possono provvedere all’acquisizione d’ufficio degli estratti solo quando ciò sia indispensabile.
SEZIONE IV – ESIBIZIONE DI DOCUMENTO
Articolo 45 (L-R)
Documentazione mediante esibizione
1. I dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, la cittadinanza, lo stato civile e la residenza attestati in documenti di riconoscimento in corso di validità, possono essere comprovati mediante esibizione dei documenti medesimi. È fatto divieto alle amministrazioni pubbliche ed ai gestori o esercenti di pubblici servizi, nel caso in cui all’atto della presentazione dell’istanza sia richiesta l’esibizione di un documento di riconoscimento, di richiedere certificati attestanti stati o fatti contenuti nel documento di riconoscimento esibito. È, comunque, fatta salva per le amministrazioni pubbliche ed i gestori e gli esercenti di pubblici servizi la facoltà di verificare, nel corso del procedimento, la veridicità dei dati contenuti nel documento di identità. (L)
2. Nei casi in cui l’amministrazione procedente acquisisce informazioni relative a stati, qualità personali e fatti attraverso l’esibizione da parte dell’interessato di un documento di riconoscimento in corso di validità, la registrazione dei dati avviene attraverso l’acquisizione della copia fotostatica non autenticata del documento stesso. (R)
3. Qualora l’interessato sia in possesso di un documento di identità non in corso di validità, gli stati, le qualità personali e i fatti in esso contenuti possono essere comprovati mediante esibizione dello stesso, purché l’interessato dichiari, in calce alla fotocopia del documento, che i dati contenuti nel documento non hanno subito variazioni dalla data del rilascio. (R)
SEZIONE V – NORME IN MATERIA DI DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE
Articolo 46 (R)
Dichiarazioni sostitutive di certificazioni
1. Sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all’istanza, sottoscritte dall’interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni i seguenti stati, qualità personali e fatti:
a) data e il luogo di nascita;
b) residenza;
c) cittadinanza;
e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero; f) stato di famiglia;
g) esistenza in vita;
h) nascita del figlio, decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente;
i) iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
j)appartenenza a ordini professionali;
k) titolo di studio, esami sostenuti;
l) qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
m) situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
n) assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare corrisposto;
o) possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria;
p) stato di disoccupazione;
q) qualità di pensionato e categoria di pensione;
r) qualità di studente;
s) qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
t) tutte le situazioni relative all’adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
u) di non aver riportato condanne penali;
v) qualità di vivenza a carico;
w) tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile.
Articolo 47 (L-R)
Dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà
1. L’atto di notorietà concernente stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell’interessato è sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo con la osservanza delle modalità di cui all’articolo 38.(L)
3. Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge, nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi, tutti gli stati, le qualità personali e i fatti non espressamente indicati nell’articolo 46 sono comprovati dall’interessato mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà. (R)
Articolo 48 (R)
Disposizioni generali in materia di dichiarazioni sostitutive
1. Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono.
2. Le singole amministrazioni predispongono i moduli necessari per la redazione delle dichiarazioni sostitutive, che gli interessati hanno facoltà di utilizzare. Nei moduli per la presentazione delle dichiarazioni sostitutive le amministrazioni inseriscono il richiamo alle sanzioni penali previste dall’articolo 74, per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci ivi indicate. Il modulo contiene anche l’informativa di cui all’articolo 10 della legge 31 dicembre 1996, n. 675.
3. In tutti i casi in cui sono ammesse le dichiarazioni sostitutive, le singole amministrazioni inseriscono la relativa formula nei moduli per le istanze.
Articolo 49 (R)
Limiti di utilizzo delle misure di semplificazione
2. Tutti i certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica di attività sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con un unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica di attività sportive rilasciato dal medico di base con validità per l’intero anno scolastico.
CAPO IV – SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
SEZIONE I – DISPOSIZIONI SULLA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
Articolo 50 (R)
Il sistema di gestione informatica dei documenti
1. Il sistema di gestione informatica dei documenti, in forma abbreviata “sistema” deve:
a) garantire la sicurezza e l’integrità del sistema;
b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita;
c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell’adozione dei provvedimenti finali;
d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;
e) consentire, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato.
Articolo 51 (R)
Registrazione di protocollo
1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:
a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
2. Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno.
3. L’assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell’operatore, garantendo la completezza dell’intera operazione di modifica o registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.
5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione.
Articolo 52 (R)
Informazioni annullate o modificate
1. Le informazioni non modificabili di cui all’articolo 51 lett. a), b), c), d), e) e f) sono annullabili con la procedura di cui al presente articolo. Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura.
2. La procedura per indicare l’annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del provvedimento d’autorizzazione.
Articolo 53 (R)
Segnatura di protocollo
1. La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono:
a) il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all’articolo 55;
b) la data di protocollo;
c) l’identificazione in forma sintetica dell’amministrazione o dell’area organizzativa individuata ai sensi dell’articolo 77, comma 4.
2. L’operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.
3. L’operazione di segnatura di protocollo può includere il codice identificativo dell’ufficio cui il documento è assegnato o il codice dell’ufficio che ha prodotto il documento, l’indice di classificazione del documento e ogni altra informazione utile o necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili già al momento della registrazione di protocollo.
4. Quando il documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed è formato e trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni di registrazione del documento. L’amministrazione che riceve il documento informatico può utilizzare tali informazioni per automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto.
5. Con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella pubblica Amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono stabiliti il formato e la struttura delle informazioni associate al documento informatico ai sensi del comma 4.
Articolo 54 (R)
Operazioni ed informazioni minime del sistema di gestione informatica dei documenti
1. Le operazioni di registrazione indicate all’articolo 51 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui all’articolo 53 nonché le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni.
Articolo 55
Numero di protocollo
1. Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno solare.
SEZIONE SECONDA – ACCESSO AI DOCUMENTI E ALLE INFORMAZIONI DEL SISTEMA
Articolo 56 (R)
Funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema
1. L’accesso al sistema da parte degli utenti appartenenti all’Amministrazione, nonché la ricerca, la visualizzazione e la stampa di tutte le informazioni relative alla gestione dei documenti sono disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal responsabile della tenuta del servizio di cui all’articolo 59.
2. La ricerca delle informazioni del sistema è effettuata secondo criteri di selezione basati su tutti i tipi di informazioni registrate. I criteri di selezione possono essere costituiti da espressioni semplici o da combinazioni di espressioni legate tra loro per mezzo di operatori logici. Per le informazioni costituite da testi deve essere possibile la specificazione delle condizioni di ricerca sulle singole parole o parti di parole contenute nel testo.
3. Il sistema deve offrire la possibilità di elaborazioni statistiche sulle informazioni registrate allo scopo di favorire le attività di controllo.
Articolo 57 (R)
Accesso esterno
2. A tal fine le pubbliche amministrazioni determinano, nel rispetto delle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, e nell’ambito delle misure organizzative volte ad assicurare il diritto di accesso ai documenti amministrativi i criteri tecnici ed organizzativi per l’impiego, anche per via telematica, del sistema di gestione informatica dei documenti per il reperimento, la visualizzazione e la stampa delle informazioni e dei documenti.
3. Nel caso di accesso effettuato mediante strumenti che consentono l’acquisizione diretta delle informazioni e dei documenti da parte dell’interessato, le misure organizzative e le norme tecniche indicate al comma 2 determinano, altresì, le modalità di identificazione del soggetto anche mediante l’impiego di strumenti informatici per la firma digitale del documento informatico, come disciplinati dal presente testo unico.
4. Nel caso di accesso effettuato da soggetti non appartenenti alla pubblica amministrazione possono utilizzarsi le funzioni di ricerca e di visualizzazione delle informazioni e dei documenti messe a disposizione – anche per via telematica – attraverso gli uffici relazioni col pubblico.
Articolo 58 (R)
Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni che, mediante proprie applicazioni informatiche, accedono al sistema di gestione informatica dei documenti delle grandi aree organizzative omogenee di cui al comma 4 dell’articolo 77, adottano le modalità di interconnessione stabilite nell’ambito delle norme e dei criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni.
2. Le pubbliche amministrazioni che accedono ai sistemi di gestione informatica dei documenti attraverso la rete unitaria delle pubbliche amministrazioni utilizzano funzioni minime e comuni di accesso per ottenere le seguenti informazioni:
a) numero e data di registrazione di protocollo dei documenti, ottenuti attraverso l’indicazione alternativa o congiunta dell’oggetto, della data di spedizione, del mittente, del destinatario;
3. Ai fini del presente articolo, le pubbliche amministrazioni provvedono autonomamente, sulla base delle indicazioni fornite dall’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione, alla determinazione dei criteri tecnici ed organizzativi per l’accesso ai documenti e alle informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti.
SEZIONE TERZA – TENUTA E CONSERVAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 59 (R)
Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi
1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’articolo 77. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.
2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.
3. Il servizio svolge i seguenti compiti:
a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico;
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all’articolo 51;
e) conserva le copie di cui agli articoli 60 e 61, in luoghi sicuri differenti;
f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 57e 58 e le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 65, 66 e 67;
g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all’articolo 52;
h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati.
Articolo 60 (R)
Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema
1. Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile.
2. E’ consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.
3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone, in relazione all’evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.
4. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto di procedure di archiviazione ottica sostitutiva.
Articolo 61 (R)
Registro di emergenza
1. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su un registro di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema.
3. Per ogni giornata di registrazione manuale è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente.
4. Il primo documento protocollato manualmente per l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica acquisisce il numero di protocollo successivo all’ultimo generato automaticamente. La numerazione del protocollo riprende, al ripristino delle funzionalità del sistema informatico, dal numero successivo all’ultimo registrato manualmente.
5. Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema.
SEZIONE QUARTA – SISTEMA DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
Articolo 62 (R)
Sistema di gestione dei flussi documentali
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine alla gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati, valutando i relativi progetti in termini di rapporto tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite dall’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione, i quali se redatti su supporti informatici devono essere registrati in modo da essere comunque identificabili.
2. I sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i procedimenti amministrativi di cui al comma 1 è finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicità, di efficacia dell’azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge.
4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo.
Articolo 63 (R)
Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali
1. Oltre a possedere i requisiti indicati all’articolo 50, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve :
a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato;
b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento;
c) fornire informazioni statistiche sull’attività dell’ufficio;
d) consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l’iter dei procedimenti complessi.
Articolo 64 (R)
Specificazione delle informazioni previste dal sistema di gestione dei flussi documentali
1. Le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste, delle operazioni di registrazione e del formato dei dati relativi ai sistemi informatici per la gestione dei flussi documentali sono specificate con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro della funzione pubblica.
SEZIONE QUINTA – DISPOSIZIONI SUGLI ARCHIVI
Articolo 65 (R)
Trasferimento dei documenti all’archivio di deposito
1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione.
2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente.
Articolo 66 (R)
Disposizioni per la conservazione degli archivi
1. Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle disposizioni contenute nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni.
2. Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento.
3. Si applicano in ogni caso, per l’archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
Articolo 67 (R)
Archivi storici
1. I documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l’accesso, negli Archivi di Stato competenti per territorio o nella separata sezione di archivio secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.
SEZIONE SESTA – ATTUAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEI SISTEMI
Articolo 68 (R)
Aggiornamenti del sistema
1. Le pubbliche amministrazioni devono assicurare, per ogni aggiornamento del sistema, il pieno recupero e la riutilizzazione delle informazioni acquisite con le versioni precedenti.
CAPO V – CONTROLLI
Articolo 69 (R)
Modalità dei controlli
1. Le amministrazioni procedenti sono tenute ad effettuare idonei controlli, anche a campione, e in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47.
2. I controlli riguardanti dichiarazioni sostitutive di certificazione sono effettuati dall’amministrazione procedente con le modalità di cui all’articolo 43 consultando direttamente gli archivi dell’amministrazione certificante ovvero richiedendo alla medesima, anche attraverso strumenti informatici o telematici, conferma scritta della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri da questa custoditi.
3. Qualora le dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47 presentino delle irregolarità o delle omissioni rilevabili d’ufficio, non costituenti falsità, il funzionario competente a ricevere la documentazione dà notizia all’interessato di tale irregolarità. Questi è tenuto alla regolarizzazione o al completamento della dichiarazione; in mancanza il procedimento non ha seguito.
Articolo 70 (R)
Responsabilità dei controlli
1. Ai fini dei controlli di cui all’articolo 69 le amministrazione certificanti individuano e rendono note le misure organizzative adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva esecuzione dei controlli medesimi e le modalità per la loro esecuzione.
2. La mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d’ufficio.
CAPO VI – SANZIONI
Articolo 71 (R)
Assenza di responsabilità della pubblica amministrazione
1. Le pubbliche amministrazioni e i loro dipendenti, salvi i casi di dolo o colpa grave, sono esenti da ogni responsabilità per gli atti emanati, quando l’emanazione sia conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non più rispondenti a verità, prodotti dall’interessato o da terzi.
Articolo 72 (L-R)
Violazione dei doveri d’ufficio
1. Costituisce violazione dei doveri d’ufficio la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà rese a norma delle disposizioni del presente testo unico; (L)
2. Costituiscono altresì violazioni dei doveri d’ufficio:
a) la richiesta di certificati o di atti di notorietà nei casi in cui, ai sensi dell’articolo 43, ci sia l’obbligo del dipendente di accettare la dichiarazione sostitutiva;
b) il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l’attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante l’esibizione di un documento di riconoscimento;
c) la richiesta e la produzione, da parte rispettivamente degli ufficiali di stato civile e dei direttori sanitari, del certificato di assistenza al parto ai fini della formazione dell’atto di nascita. (R)
Articolo 73 (R)
Decadenza dai benefici
1. Fermo restando quanto previsto dall’articolo 74, qualora dal controllo di cui all’articolo 69 emerga la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera.
Articolo 74 (L)
Norme penali
1. Chiunque rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso nei casi previsti dal presente testo unico è punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia.
2. L’esibizione di un atto contenente dati non più rispondenti a verità equivale ad uso di atto falso.
3. Le dichiarazioni sostitutive rese ai sensi degli articoli 46 e 47 e le dichiarazioni rese per conto delle persone indicate nell’articolo 4, comma 2, sono considerate come fatte a pubblico ufficiale.
4. Se i reati indicati nei commi 1, 2 e 3 sono commessi per ottenere la nomina ad un pubblico ufficio o l’autorizzazione all’esercizio di una professione o arte, il giudice, nei casi più gravi può applicare l’interdizione temporanea dai pubblici uffici o dalla professione e arte.
CAPO VII – DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI
Articolo 75 (R)
Norme abrogate
1. Ai sensi dell’art. 7 comma 2 lettera c) della legge 8 marzo 1999 n.50, dalla data di entrata in vigore del presente testo unico è abrogata la legge 4 gennaio 1968 n.15, salvo quanto disposto dall’articolo 76; sono altresì abrogati gli articoli 18 e 30 della legge 7 agosto 1990 n. 241; l’articolo 2 commi 3, 4, 7, 9 e 10 e l’articolo 3 commi 1, 4, 5, e 11 della legge 27 maggio 1997 n. 127; l’articolo 2, commi 10 e 11 della legge 16 giugno 1998 n. 191; il D.P.R. 10 novembre 1997 n. 513; il D.P.R. 20 ottobre 1998 n. 403; il D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428; i commi 2 e 3 dell’articolo 37 del D.P.R. 30 maggio 1989, n. 223.
Articolo 76 (R)
Norme che rimangono in vigore
1. Ai sensi dell’art. 7 comma 2 lettera e) della legge 8 marzo 1999 n. 50, dalla data di entrata in vigore del presente testo unico restano comunque in vigore l’articolo 21 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, ad eccezione del primo periodo del primo comma, abrogato dal comma 1 dell’articolo 33 del presente Testo unico.
2. Restano in vigore tutte le disposizioni vigenti in materia di trasmissione delle dichiarazioni fiscali e le disposizioni di cui al decreto legislativo 31 marzo 1998, n. 109 concernenti la dichiarazione sostitutiva unica per la determinazione dell’indicatore della situazione economica equivalente dei soggetti che richiedono prestazioni sociali agevolate.
3. Resta in vigore l’articolo 16 della tabella allegato B annessa al D.P.R. 26 ottobre 1972 n. 642.
Articolo 77 (R)
Attuazione dei sistemi
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono ad introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in attuazione delle disposizioni del presente testo unico.
2. Le pubbliche amministrazioni predispongono appositi progetti esecutivi per la sostituzione dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici conformi alle disposizioni del presente testo unico.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, nonché dell’articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di attuazione.
4. Ciascuna amministrazione individua, nell’ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.
5. Le amministrazioni centrali dello Stato provvedono alla gestione informatica dei documenti presso gli uffici di registrazione di protocollo già esistenti alla data di entrata in vigore del presente testo unico presso le direzioni generali e le grandi ripartizioni che a queste corrispondono, i dipartimenti, gli uffici centrali di bilancio, le segreterie di gabinetto.
Articolo 78 (R)
Sviluppo dei sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni adottano un piano di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati in attuazione delle disposizioni del presente testo unico e secondo le norme tecniche definite dall’Autorità per l’informatica della pubblica amministrazione.
2. Le pubbliche amministrazioni provvedono a realizzare o revisionare sistemi informativi finalizzati alla totale automazione delle fasi di produzione, gestione, diffusione ed utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti ed atti in conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
3. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefìci il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici.
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